Nein. Das Fachverfahren bleibt führend. Die Datenübergabe wird über vorhandene Exporte und definierte Übergaben organisiert. Welche technische Variante passt, wird im Prozess-Check geklärt.
SECUBASE FÜR KOMMUNALE ABFALLWIRTSCHAFT
Gebührenbescheide sicher zustellen. Postalisch, digital oder hybrid.
SECUBASE übernimmt den kritischen Dokumentenprozess zwischen Abfallfachverfahren, Gebührenstelle, Bürger und Nachweis – ohne das Fachverfahren neu aufzusetzen und ohne ein zusätzliches IT-Großprojekt.
Bestehendes Fachverfahren bleibt führend
Klare Rollen und Nachweise
Brief und Portal in einem Prozess
Was SECUBASE übernimmt
Aus vorhandenen Daten wird ein kontrollierter, zustellbarer und nachvollziehbarer Prozess.
1
Daten übernehmen
Strukturierte Übergabe aus dem vorhandenen Abfallfachverfahren.
2
Dokumente verarbeiten
Layout, Personalisierung, Sonderfälle und Versandlogik.
3
Zustellen
Brief, Portal oder hybrid – nach klar definierten Regeln.
4
Nachweisen und ablegen
Dokumentation, Status, Rückläufer und Archivanschluss.
DER ENGPASS
Die eigentliche Belastung beginnt oft nach dem Gebührenlauf.
Wenn Bürger nachfragen, Fristen laufen und intern geklärt werden muss, was wann über welchen Kanal versandt wurde, entstehen Suchläufe, Nebenarbeit und Verantwortungsdruck.
Hochphasen werden zum Risiko
Gebührenbescheide, Mahnungen und Änderungsbescheide erzeugen Lastspitzen. Fehler oder unklare Zuständigkeiten werden sofort sichtbar.
Papier und digital laufen nebeneinander
Getrennte Versandwege führen zu Medienbrüchen, manueller Nachpflege und zusätzlicher Abstimmung zwischen Gebührenstelle, Poststelle und IT.
Die Fachabteilung trägt zu viel Nebenarbeit
Statt fachlicher Klärung müssen Mitarbeitende Status suchen, Versandfragen beantworten und operative Outputaufgaben mittragen.
DIE BETRIEBSLOGIK
Ein betriebener Dokumentenprozess statt einer weiteren Softwarelösung.
SECUBASE ersetzt weder das Abfallfachverfahren noch die fachliche Verantwortung des Eigenbetriebs. SECUBASE übernimmt die operative Prozesskette rund um Verarbeitung, Zustellung, Portalbereitstellung, Nachweise und Ablage.
Das Fachverfahren bleibt führend. Der Output wird ausgelagert.
Der Einstieg erfolgt über vorhandene Daten und klar geregelte Übergaben. So bleibt die fachliche Hoheit intern, während die operative Outputkomplexität extern betrieben wird.
Gebührenbescheide: Serienverarbeitung, Personalisierung, Druck, Kuvertierung, Versand und digitaler Abruf.
Mahnungen und Änderungsbescheide: dieselbe kontrollierte Prozesslogik statt separater Nebenwege.
Bürgerinformationen und Wertstoffhof-Belege: postalisch, digital oder hybrid bereitstellen.
Rückfragen schneller klären: Status, Dokumentation und strukturierte Ablage machen Vorgänge nachvollziehbar.
Archivanschluss: versandte Dokumente geordnet und revisionssicher ablegen oder übergeben.
KLARE VERANTWORTUNG
99 % Dokumentenoutput. 1 % fachliche Hoheit.
Hochphasen werden zum Risiko
Das ZERO-IT-Betreibermodell trennt operative Outputaufgaben sauber von der fachlichen Verantwortung des Eigenbetriebs.
99 %
Kreutzer betreibt den Dokumentenoutput
Aufbereitung und Produktion der Dokumente, Druck, Kuvertierung, Versandlogik, technische Portalbereitstellung, Outputdokumentation und revisionssichere Ablage.
1 %
Der Eigenbetrieb behält die Fachlichkeit
Datenlieferung aus dem Fachverfahren, Freigaben, Gebührenlogik, rechtliche Textstände, Einzelfallentscheidungen und fachlicher Bürgerkontakt.
REFERENZ AUS DER PRAXIS
Eigenbetrieb Abfallwirtschaft des Landkreises Rostock
Hybrider Dokumentenversand und digitales Kunden-Abfallportal im Betreibermodell – mit Briefzustellung als integriertem Standard und digitalem Abruf als zusätzlichem Kanal.
Umgesetzte Prozesse
Gebührenbescheide
Mahnungen
Änderungsbescheide
Wertstoffhof-Kundenbelege
Briefversand und digitaler Abruf über das Kunden-Abfallportal
Dokumentation und revisionssichere Ablage
99 / 1
Betreibermodell: Kreutzer / Eigenbetrieb
Hybrid
Brief bleibt Standard, digital ergänzt
Weniger Suchläufe
schnellere Klärbarkeit im Sachgebiet
Klare Zuständigkeiten
vertretbar gegenüber Aufsicht und Gremien
DER EINSTIEG
Kein Mammutprojekt. Ein klar begrenzter Startprozess.
Viele SECUBASE-Prozesse können innerhalb von 30 Tagen starten, wenn Daten, Versandwege und Freigaben geklärt sind.
1
Prozess prüfen
Dokumentarten, Mengen, Versandwege, Sonderfälle und Nachweise gemeinsam klären.
2
Datenübergabe festlegen
Vorhandene Exporte und Übergabepunkte definieren, ohne das Fachverfahren neu aufzusetzen.
3
Test und Freigabe
Dokumente, Texte, Empfängerkonstellationen und Versandlogik prüfen.
4
In Betrieb gehen
Versandprozess übernehmen, dokumentieren und schrittweise erweitern.
HÄUFIGE FRAGEN
Was Eigenbetriebe vor einer Entscheidung klären wollen.
Nein. Das Fachverfahren bleibt führend. Die Datenübergabe wird über vorhandene Exporte und definierte Übergaben organisiert. Welche technische Variante passt, wird im Prozess-Check geklärt.
Ja. Hybrid bedeutet bei SECUBASE nicht, Papier abzuschaffen. Der Brief bleibt Teil des Standardprozesses; der digitale Kanal ergänzt ihn dort, wo er sinnvoll und akzeptiert ist.
Fachliche Fragen, Gebührenlogik und Einzelfallentscheidungen bleiben beim Eigenbetrieb. Kreutzer übernimmt den operativen Dokumentenoutput und die dazugehörigen Betriebsaufgaben.
Viele Prozesse lassen sich innerhalb von 30 Tagen starten, wenn Daten, Versandwege, Textstände, Rollen und Freigaben geklärt sind. Der konkrete Aufwand hängt vom Prozess und den Sonderfällen ab.
Prüfen Sie, ob Ihr Bescheidprozess ohne IT-Großprojekt ausgelagert werden kann.
Im ersten Gespräch klären wir Dokumentarten, Datenübergabe, Versandwege, Sonderfälle und Verantwortlichkeiten. Danach wissen Sie, ob SECUBASE für Ihren Eigenbetrieb sinnvoll ist.
SECUBASE von Kreutzer Dienstleistung GmbH
Dokumentenservice-Zentrale für kritische Dokumentenprozesse